ساختار داخلی سمن‌ها

تنوع و پیچیدگی گسترده ایجاد یک طرح کلی از ساختار سازمانی را بسیار دشوار می‌کند. به طور کلی، ساختار سازمانی یک سمن ، بطور نمونه در شکل شماره 1 مطابق آیین‌نامه سمن‌ها در آمریکا نشان داده شده است.

شکل 1: توضیح ساختار سازمانی متعارف یک سمن

1. نحوه اداره

مدیریت ارشد یک سمن در ایالات متحده بطور معمول متشکل از سه نهاد: الف) هیئت مدیره؛ ب) مجمع عمومی و ج) مدیر عامل است. (شکل شماره 2)

در راس سمن، مجمع عمومی و در ذیل آن هیات مدیره آقرار دارد. هیات مدیره در اکثر کشورها، یک الزام قانونی به منظور ثبت رسمی آن در ادراه ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری است. در بسیاری از سمن‌ها در بدو عضویت تصریح می‌شود که عضویت در هیات مدیره داوطلبانه و بدون دستمزد است.[1] جلسات هیأت مدیره معمولاً خصوصی نگه داشته می‌شود، اگرچه ممکن است بعضاً جلسات کتبی، گزارش‌ها و صورتجلسه‌ها به منظور شفافیت، علنی شود. بسته به نوع سمن، هیات مدیره ممکن است مسئول انجام برخی از وظایف باشد، به عنوان مثال استخدام و نظارت بر مدیریت اجرایی، توسعه و تصویب بودجه. از اعضای هیئت مدیره انتظار می‌رود که از اهداف سمن حمایت نموده و آن را در جامعه بزرگتر نمایندگی کنند؛ و هم‌چنین از اعضای هیات مدیره انتظار می‌رود در جمع‌آوری بودجه برای پروژه‌های سمن کمک کنند.

اعضای هیات مدیره توسط  مجمع عمومی انتخاب می شوند و اعضای مجمع عمومی در اغلب موارد اشخاصی هستند که در جهت حمایت از اهداف آن سمن ، با رعایت شرایط مقرر برای عضویت ، به عضویت آن در می آیند. این شرایط می تواند پرداخت حق عضویت یا مشارکت در تامین سرمایه لازم یا دارا بودن خصوصیاتی به لحاظ تحصیلی ، شغلی ، محل زندگی و غیره باشد.

شکل 2: ساختار مدیریت ارشد یک سمن

در وهله بعد مدیر عامل وجود دارد که ممکن است هماهنگ کننده، مدیر عملیاتی یا مدیر اجرایی نیز نامیده شود. او مسئول جهت کلی حرکت سمن و مدیریت فعالیت‌های روزانه آن است. مدیر عامل نیز عضو هیئت مدیره (معمولاً دبیر اجرایی) است؛ که به هیات مدیره گزارش می‌دهد. هیات مدیره و مدیر‌عامل ممکن است مشاوران متعددی داشته باشند. راهنمایی‌گرفتن از این مشاوران اختیاری است، اما برای ایجاد یک تصویر مطلوب از سمن، و ارتقای «نام تجاری» آن علاوه بر ارائه مشاوره تخصصی برای سمن مفید است. در برخی موارد ممکن است مجمع عمومی در این سطح تشکیل شود. به ویژه در مواردی که سمن مبتنی بر عضویت است. مجمع عمومی مجموعه‌ای از همه اعضا اعم از اعضای هیات مدیره و کارکنان سمن است. مجمع عمومی معمولاً یک بار یا هر دو سال یکبار تشکیل می‌شود و متعاقب جلسه هیات مدیره برگزار می‌شود.

در حالی که تصمیمات روزانه و مدیریت بر عهده هیات مدیره، مدیرعامل و کارکنان است، بالاترین رکنی که توسعه و پیشرفت کلی سمن را راهنمایی و هدایت می‌کند، مجمع عمومی است. مجمع عمومی ممکن است طبق قانون الزامی باشد یا اختیاری (همه سمن‌ها الزامی به تشکیل مجمع عمومی ندارند)، اما وجود چنین نهادی در ایجاد اعتماد بین اعضا و ذی‌نفعان آن، روابط عمومی، جذب سرمایه و در نهایت یک تصویر شفاف خوب برای آن سمن، تاثیر دارد. بسته به آئین‌نامه سمن، اعضای مجمع عمومی می‌توانند به صورت نیابتی نیز در جلسات شرکت کنند و معمولاً به مدیرعامل واگذار می‌شوند تا در صورت نیاز به جای ایشان رای بدهد.

مترجم: دکتر امیر شایگان‌فر

منبع: state.gov & gdrc.org

[1]  این کار، معمولاً، برای جلوگیری از تضاد منافع انجام می شود.