عضوگیری (اعضای کارکنان)

کارکنان یک سمن مسئول عملکرد روزانه و اجرای برنامه‌ها و پروژه‌های آن هستند. آن‌ها به مدیر عامل، به عنوان مسئول اصلی فعالیت‌های سمن، گزارش می‌دهند.

مطابق (شکل 3) اعضای کارکنان یک سمن به سه گروه تقسیم می‌شوند: مسئول فعالیت‌های مربوط به الف) مدیریت، ب) تبلیغات و پ) برنامه‌ها و پروژه‌ها.

فعالیت‌های اداری توسط یک مدیر اداری با چندین کارمند هدایت می‌شود؛ کارمندان عبارت‌اند از جمله یک دستیار مالی یا یک هماهنگ‌کننده عضویت. علاوه بر مدیر مالی یک سمن، یک دستیار مالی نیز ممکن است مسئول فعالیت‌های جذب سرمایه سمن باشد. به طوری که او باید با کارکنان مسئول روابط عمومی و هم‌چنین مسئول برنامه‌ها و پروژه‌ها مستقیماً کار کند. در مورد سمن‌های بزرگ‌تر، این مسئولیت جذب سرمایه تحت موقعیت شغلی جداگانه‌ای قرار می‌گیرد که به‌طور خاص برای این هدف ایجاد شده است. هماهنگ‌کننده عضویت، اعضای سمن، حق عضویت، ارتباط با مشتری و … را مدیریت می‌کند.

(شکل 3): اعضای کارکنان یک سمن

کارکنان یک سمن متعارف

در بسیاری از موارد فعالیت‌های روابط عمومی و انتشارات به عهده یک کارمند تا سطح مدیریت است. این مدیر ممکن است با کمک کارکنان دیگری مانند دستیار روابط عمومی، دستیار انتشارات یا دستیار وب یا رسانه‌های اجتماعی فعالیت کند. دستیار روابط عمومی از یک سو با دستیار مالی و هماهنگ‌کننده عضویت و از سوی دیگر با مدیر برنامه‌ریزی همکاری نزدیکی دارد تا فعالیت‌های خود را علنی کند و یک «نام تجاری» برای سمن ایجاد کند. هم‌چنین، دستیار انتشارات باید با روابط عمومی و دستیار وب یا رسانه‌های اجتماعی کار کند تا این اطمینان حاصل شود که انتشارات سمن به طور گسترده و به موقع منتشر می‌شود.

فعالیت‌های پروژه و برنامه‌ریزی یک سمن توسط یک مدیر هدایت می‌شود. این البته به عنوان بزرگترین بخش فعالیت یک سمن، هسته ساختاری آن را تشکیل می‌دهد. یک مدیر برنامه‌ریزی بسته به تعداد و اندازه پروژه‌های در حال اجرا ممکن است توسط چندین دستیار پروژه، دستیار آموزشی و دستیاران دیگر کمک شود. مشاوران خارجی کوتاه‌مدت که خدمات خاصی را برای پروژه‌ها ارائه می‌دهند یا کارکنان میدانی که برای اجرای پروژه‌ها در جامعه هدف، استخدام می‌شوند نیز در این بخش قرار می‌گیرند.

توسعه

پست‌های شغلی و مسئولیت‌های کارکنان که در بالا ذکر شد، همیشه ثابت نیستند. سمن‌ها می‌توانند کارمندان دیگری نیز جذب کنند، یا مسئولیت‌های مشترک یا مرتبط می‌تواند توسط یک نفر انجام شود. به عنوان مثال، مسئولیت‌های مرتبط با هماهنگی اعضا و روابط عمومی می‌تواند توسط یک کارمند انجام شود. انجام بیش از یک مسئولیت یا مسئولیت‌های مرتبط توسط یک کارمند، در مواردی که یک سمن به تازگی شروع به کار کرده، یا در حال توسعه است، زیاد مشاهده می‌شود. اما در سمن‌های بزرگتر موضوع توسعه اولویت دارد.

جزئیات سِمت همه کارکنان، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها، و ساختار کلی سمن‌ها با گنجاندن آن‌ها در اساسنامه سمن مشخص می‌شود. یک اساسنامه برای ثبت قانونی سمن مورد نیاز است که با تصویب هیات مدیره و مجمع‌عمومی قابل الحاق یا تغییر است. خود ساختار سازمانی سمن با توجه به اینکه برنامه‌ها و پروژه‌های موجود چگونه هستند و برنامه‌های جدید شروع می‌شوند، ممکن است در طول زمان توسعه یافته یا تغییر کند.

مترجم: دکتر امیر شایگان‌فر

منبع: state.gov & gdrc.org