وظایف اعضای هیئت مدیره

وظایف تک‌تک اعضای هیئت مدیره با معیارهای عینی تعریف شده است. به ویژه، وظیفه مراقبت و وفاداری عضو هیئت مدیره را ملزم می‌کند که به همان شیوه‌ای عمل کند که یک عضو کوشا و شایسته در شرایط یکسان عمل می‌کرد. رعایت این وظایف با ارجاع به استاندارد عینیِ «دقت» ارزیابی می‌شود مگر اینکه یکی از اعضای هیئت مدیره در زمینه خاصی متخصص باشد. در این صورت، استاندارد مربوط به این مدیر با استفاده از عملکرد مطلوب یک مدیر کوشا و شایسته با همان سطح تخصص در حوزه مربوط به خود ارزیابی خواهد شد.

تفویض مسئولیت‌های هیئت مدیره

هیئت مدیره می‌تواند در هر مورد به جز وظایف غیرقابل انتقال و غیرقابل واگذاری، مسئولیت‌های خود را به اشخاص ثالث، اعضای هیئت‌های دیگر یا کمیته‌ها یا به مدیریت عامل تفویض کند. با این حال، هیئت مدیره در قبال انتخاب، راهبری و نظارت مناسب بر طرف‌هایی که مسئولیت‌ها را به آنها تفویض نموده است، مسئول باقی می‌ماند.

مدیران غیر موظف و مستقل

برای شرکت‌های ثبت‌شده در بورس، «دستورالعمل ششم بورس سوئیس در مورد اطلاعات مربوط به حاکمیت شرکتی» ( SIX Swiss Exchange Directive on information relating to corporate governance) شامل تعهدات افشای خاصی برای اعضای غیرموظف هیئت مدیره است و «قانون بهترین رویه سوئیس برای حاکمیت شرکتی» توصیه می‌کند که اکثریت هیئت مدیره باید متشکل از اعضای مستقل باشد، یعنی از اعضای غیر اجرایی (غیرموظّف) باشد که یا هرگز یا حداقل در سه سال گذشته عضو اجرایی و مدیریت شرکت نبوده‌اند و هیچ رابطه تجاری (حتی جزئی) با شرکت نداشته‌اند. علاوه بر این، راهنماهای مشاور نیابتی (proxy adviser guidelines) اغلب شامل الزامات خاصی در رابطه با استقلال اعضای هیئت‌مدیره است که معمولاً بر اساس سال‌های خدمت، رابطه با سهامداران مهم و ترتیبات تجاری با شرکت و موارد دیگر است.

اندازه و ترکیب هیئت مدیره

هیئت مدیره باید حداقل از یک عضو تشکیل شده باشد. در قوانین و مقررات حداکثر تعداد مشخصی وجود ندارد، اما اساسنامه ممکن است این حدود را پیش‌بینی کند. اندازه توسط مجمع سهامداران که اعضای هیئت مدیره را انتخاب می‌کند تعیین می شود. قانون بهترین رویه سوئیس برای حاکمیت شرکتی توصیه می‌کند که اندازه هیئت مدیره باید با نیازهای هر شرکت مطابقت داشته باشد و هیئت مدیره باید از اعضای هر دو جنس (زن و مرد) تشکیل شده باشد.

فقط اشخاص حقیقی می‌توانند به عنوان اعضای هیئت مدیره انتخاب شوند و حداقل یک فرد مقیم سوئیس ـ نه لزوماً یک شهروند سوئیس ـ مجاز است که شرکت را به صورت قانونی (با اختیار امضای فردی) متعهد نماید، اما لازم نیست این شخص عضو هیئت مدیره باشد. در حالی که در حال حاضر فی‌نفسه هیچ الزام تنوع جنسیتی یا محدودیت سنی وجود ندارد، باید توجه داشت که قانون تعهدات سوئیس پیش‌بینی می‌کند که شرکت‌هایی که مشمول حسابرسی عادی هستند و در آن هر جنسیت حداقل 30 درصد هیئت مدیره و 20 درصد از مدیران ارشد را تشکیل نمی‌دهد، به ترتیب باید حداکثر تا سال مالی 2026 و سال مالی 2031 در گزارش‌های حقوق و دستمزد خود به توضیح دلایل عدم نمایندگی جنسیت‌ها بپردازند و اقدامات در دست انجام در راستای این امر که حضور جنسیت‌های کمتر حاضر در هیئت مدیره را افزایش دهند، گزارش دهند.

در رابطه با افشاء اسامی، وظایف و محل سکونت هر یک از اعضای هیئت مدیره در فهرست تجاری (دفتر ثبت تجاری) در دسترس عموم است. شرکت‌های ثبت‌شده در بورس باید اطلاعات مربوط به ترکیب هیئت‌مدیره، از جمله جزئیات سازمان‌دهی هیئت‌مدیره و دستمزد اعضای آن را هم افشا کنند.

ریاست هیئت مدیره

جداسازی دو وظیفه رئیس هیئت مدیره و مدیرعامل، به‌عنوان بهترین رویه در نظر گرفته می‌شود، حتی اگر در بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط و حتی در اقلیت کوچکی از شرکت‌های ثبت‌شده در بورس، رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل یک نفر باشند.

کمیته‌های هیئت مدیره

شرکت‌های ثبت نشده در بورس (غیربورسی) ملزم به ایجاد هیچ کمیته‌ای در هیئت مدیره نیستند. شرکت‌های ثبت نشده در بورس، طبق «آیین‌نامه مقابله با دستمزد بیش از حد در شرکت‌های ثبت شده در بورس» (Ordinance against Excessive Compensation in Listed Companies)، ملزم به تشکیل «کمیته دستمزد» هستند که اعضای آن توسط مجمع عمومی سهامداران انتخاب می شوند. هیچ محدودیتی در مورد ایجاد کمیته‌های (اضافی) وجود ندارد.

«قانون بهترین رویه سوئیس برای حاکمیت شرکتی»، تشکیل کمیته‌های بیشتری مانند «کمیته انتصاب» (nomination committee) را توصیه می‌کند. شرکت‌های ثبت شده در بورس و شرکت‌های بزرگ‌تر ثبت نشده اغلب یک کمیته دستمزد (و یک کمیته انتصاب) و یک کمیته حسابرسی و برخی نیز یک کمیته راهبرد ایجاد می‌کنند.

جلسات هیئت مدیره

تنها یک جلسه هیئت مدیره در سال (به‌منظورآمادگی برای مجمع سالانه سهامداران و تصمیم‌گیری در دستور کار و پیشنهادات مربوطه) قانونا الزامی است، مگر اینکه اساسنامه به نحو دیگری مقرر نموده باشد. با این حال، قانون بهترین رویه سوئیس برای حاکمیت شرکتی، حداقل چهار جلسه هیئت مدیره در سال را توصیه می‌کند.

رویه‌‌های هیئت مدیره

شرکت‌های غیر بورسی ملزم به افشاگری رویه‌ها و رویکردهای هیئت مدیره نیستند. شرکت‌های ثبت شده در بورس ملزم به افشای برخی از رویه‌های هیئت مدیره، به ویژه تخصیص وظایف در هیئت مدیره، فهرست اعضا، وظایف و حوزه‌های مسئولیت برای هر کمیته هیئت مدیره و روش‌های کاری هیئت مدیره و کمیته‌های آن هستند.

ارزیابی هیئت مدیره و مدیر

در حال حاضر هیچ الزام قانونی رسمی برای انجام ارزیابی وجود ندارد. با این حال، هیئت‌مدیره‌های شرکت‌های بزرگ‌تر غیر بورسی و شرکت‌های ثبت‌شده در بورس به‌طور منظم سالانه اقدام به خودارزیابی می‌کنند. قانون بهترین رویه سوئیس برای حاکمیت شرکتی توصیه می‌کند که هیئت مدیره باید عملکرد خود و کمیته‌های خود را سالانه ارزیابی کند. شرکت‌های ثبت‌شده در بورس که این ارزیابی‌ها را انجام می‌دهند ممکن است این را در گزارش‌های سالانه خود افشاء کنند، اما موظف به افشای هیچ موردی (به ویژه نتایج ارزیابی) نیستند.

منبع:

BianchiSchwald LLC

مترجم و مؤلف:

دکتر هادی رحمانی

میتوانید برای خواندن اخبار دیگر جهان به صفحه پویش های حقوقی پژوهشکده حقوقی شهر دانش مراجعه کنید.